关于RPA你应该知道些什么

各行各业的公司都在向机器人流程自动化(RPA)投入资源。在国内不到两年的时间里（从18年开始），RPA的先行者往往是已经确定处于领先地位的公司，他们将在公司的几乎每一个功能中使用机器人。

此外，他们将使用RPA不仅仅是为了削减成本。RPA先行者正在把这项技术作为精益管理的重要组成部分，这将加强他们的市场地位。从IT管理到销售和业务开发，RPA先行者们正在利用这项技术来提高效率、加快上市速度和提高财务业绩。

RPA先行者在处理员工的担忧时走在了前列。他们对实施流程自动化计划是透明的，并积极培训受影响的员工。RPA先行者也最有可能坚持认为，提高员工的敬业度是评估RPA投资的一个关键指标。

RPA先行者是值得关注的公司，不仅因为他们更先进地使用了RPA，还因为这是他们数字成熟度的更广泛指标。相反，在这些领域落后的公司将很快发现自己处于明显的竞争劣势，因为RPA先行者可以占据更大市场份额，产生更高的收入和提高客户满意度。

经过数年国内外数据的研究与探索，我们发现RPA先行者有以下特点:

• 使用RPA不仅仅是为了节省成本。他们已经将RPA用于提高质量、速度和性能。在未来，他们计划大幅增加机器人在从IT管理和营销到研发和产品开发等各个领域的使用。

• RPA投入大。RPA先行者在RPA上的花费是其他公司的5到10倍。投资不足，人员和治理过程都可能无法形成对竞争对手在效率和有效性方面的明显优势。

• 成为该领域内RPA 交付价值的杰出案例。RPA先行者正从这些工具中获得各种各样的好处。他们的业务案例的前三个标准是更好的质量、更快的上市速度和员工的参与度。

• 在整个企业范围内推进RPA。RPA先行者确保IT基础设施可以支持整个公司对该技术的使用，并仔细监视和维护每个应用程序。他们还确保他们今天使用的RPA工具将支持对更多人工智能(AI)扩展性要求。

• 解决员工的担忧。RPA领导者完全理解员工对工作中断的担忧。为了消除这些恐惧，RPA的领导者会解释他们的计划，与员工沟通，并积极培训员工，使他们的工作更有效率。

• 比其他人更早获得回报。RPA先行者更有可能看到收入的增加、生产力的提高和成本的降低相比较于其他公司。他们对未来两年RPA推动经济增长的预期也最为积极。

然而，通过RPA获得竞争优势的道路有许多坑。公司很难确定潜在项目的优先次序。他们还要努力选择最好的产品并在整个企业中推进它们。

随着就业市场趋紧，RPA技能供不应求，满足人才需求是另一个重大挑战。为了克服这些障碍，我们研究发现，公司需要:

• 创建有效的RPA实施计划，包括选择正确的解决方案和确保未来的可伸缩性。
• 围绕健全的业务案例和持续的ROI度量部署适当的性能控制。
• 制定考虑到工作前景的人事策略。

关于RPA先行者

我们大致可以将不同公司使用RPA程度分为以下5个程度，我们认为部分达到4-5级别的企业可以称之为RPA先行者。

1.     不考虑(或不适用)

2.     计划/试验:开发计划和业务用例，并测试RPA应用

3.     实现:在某些流程中实现RPA应用

4. 成熟:维护许多RPA业务流程并实现新的业务流程自动化

5. 高级:大多数流程都是自动化的，并提供主要的成本效益

RPA提供了许多优势

先行者正切身体会到，他们的RPA投资带来的好处远远超过成本节约。RPA更广泛的优势是生产率提高了，质量提高了，竞争地位更强了。而只有少数的公司认为降低成本是RPA的最大好处之一。

由于企业先一步并持续在生产相关业务中部署RPA，制造和采购/供应链管理人员拥有更丰富的经验，因此最有可能将更好的市场地位视为RPA的三大好处之一。考虑到人力资源管理人员对员工的关注，他们更倾向于看到员工有更大的参与度，以顾客满意为利益。有趣的是，c级别管理人员和他们的直接汇报者在他们对RPA如何提供帮助的看法上是一致的，这可以加速采用RPA。

☆多表示关注度高

RPA在公司的所有职能中变得更加普遍

考虑到潜在的好处，各行各业的企业都有计划将RPA部署到它们的几乎所有功能中。到目前为止，RPA的使用，特别是在领导者中，在IT管理、市场营销和沟通、质量/流程改进、产品开发和财务/会计方面进展最大。在未来两年内，部署将最迅速地扩展到审计和遵从性、运营/供应链管理和人力资源管理。

RPA Plus  AI 一定是趋势中的趋势

通过近期和许多学者，企业，RPA行业精英们的交流我们发现，RPA和人工智能之间的融合日益增强，尤其是当流程需要更复杂的解决方案来应对流程的可变性时。在这些情况下，公司可能希望求助于人工智能来理解这些变化，以便让RPA机器人更智能。RPA + AI 也正是 RPAPlus平台推动的方向。

建立全面的RPA计划

• 企业需要创建可扩展的RPA解决方案，这些解决方案可以在整个企业中推广，并支持未来对AI和其他新兴技术的使用。
• 在通过机器人实现自动化之前，企业必须确保流程标准化、数字化和安全。
• RPA领导在RPA的所有阶段，从确定机会到评估绩效都参与关键职能。

由于用于开发RPA的工具软件已经发展到用户界面直观且易于使用的程度，RPA常常被各个部门使用在其本地IT系统甚至桌面(即，机器人桌面自动化)。因此，RPA不与其他系统绑定，而且几乎没有关于它们如何工作的文档。为了避免这种RPA工作的大杂烩，公司需要一个有效的RPA技术实施计划，利用正确的RPA产品，确保持续的维护，并为支持人工智能的未来使用打下基础。它们还需要治理结构以及清晰沟通的操作模型和指南。

在企业范围内采用RPA时，缺乏对组织策略一致性的控制的散漫状态只是企业面临的众多挑战之一。例如，40%的公司关注RPA产品的网络安全。几乎同样多的人在组织中难以扩展RPA应用程序。近三分之一的公司在为手头的任务选择正确的RPA产品方面存在困难。数据可用性不足和IT基础设施不足也令人头痛。

帮助企业改进他们的RPA计划，我们推荐：

• 从容易通过RPA自动化的流程开始。所有的目光都将集中在早期的工作上，因此组织应该从简单的流程开始，并且RPA很可能在其中添加重要的价值。

• 使流程在自动化之前尽可能地高效。许多企业将使现有的流程自动化。然而，从RPA中获得最佳效果是关于流程优化和转换的。一个充满低效的手工过程将简单地变成一个低效的自动化过程，从而抵消掉许多潜在的收益。公司还应该回顾他们已经自动化的流程，并确保它们得到了充分的优化。

• 确保您为企业中的流程使用了正确的工具。流程可能非常复杂，业务领导人在实现RPA时可能没有意识到这一点。自动化整个流程可能需要比RPA更多的东西。例如，可能需要OCR或自然语言处理软件来处理过程中的所有变化。企业对可伸缩性和安全性的需求将更加严格。

• 考虑RPA产品的可拓展性，以及它是否支持高级人工智能技术。企业往往不知道已经部署了多少机器人，更不知道它们如何工作或在哪里使用。通常情况下，当RPA在本地业务或功能级别开始采用时，其他任何人都不能使用。因此，公司常常难以在单个平台上扩展这些RPA应用程序并管理它们。此外，机器人最终将退役，并/或得到包括人工智能在内的新技术的支持。公司需要准备好继续推进他们的技术使用。

• 预先评估和处理与计划中的RPA应用程序相关的任何网络安全和数据隐私风险。RPA会使公司面临更大的网络和安全风险。不集中开发和管理RPA的企业，连同它们的客户和供应商，都将面临更大的风险。为了保证机器人的安全性，必须记录每个流程的初始开发以及任何更改。每个流程都应该有一个审计跟踪，显示它是如何构建的，由谁构建的，它做什么，以及谁做了更改。

• 确保选择了正确的RPA软件。公司应该小心他们购买或授权的机器人数量。企业通常会获得更多潜在流程以及开发和维护潜在流程所需的资源，可以使用的机器人。公司经常做出草率的决定，认为所有的RPA软件都执行相同的功能。在实践中，不同的平台采用非常不同的方法来自动化流程，并且使用的方式也不同。需要考虑的问题包括:Citrix或远程桌面是否需要与底层系统交互?正在使用什么ERP系统?api可以被利用还是需要UI自动化?所有的自动化都是无人参与的，还是某些流程需要手工交互? 等等

• 持续维护的计划和预算。对每个机器人的彻底审计跟踪可以在维护中发挥重要作用。自动化流程常常模拟多种关于人类敲击键盘和计算机操作的情况。即使是很小的更改，比如重命名数据库字段，也可能导致应用程序崩溃。了解机器人的工作原理可以加快找出问题所在的速度。许多公司还低估了支持RPA环境所需的功能和技术资源的需求，特别是在管理异常和更改方面。

• 分析和跟踪每个RPA应用程序的成本效益。它是至关重要的监控RPA交付的全部价值，超越效率和节约成本。企业应该跟踪生产率、质量和速度方面的改进。他们还应该评估员工敬业度和客户满意度的改善。

RPA需要团队方法

RPA领导者已经了解到自动化过程和扩展RPA需要输入来自多个部门和职能部门。企业往往会从把整个项目交给开发商开始。因此，没有人在系统地寻找新机遇，也没有人在监控已经到位的机器人的效率。

虽然RPA入门者主要依赖于IT专业人员(在某种程度上，还依赖于业务性能改进团队和业务单元负责人)来识别项目，但对于领导者来说，情况并非如此。事实上，几乎一半的领导人已经提出了跨职能团队或委员会，确定RPA的机会。此外，他们更有可能从分析、RPA和AI专业人士那里寻求输入。三分之一的RPA领导者还将项目批准的责任分配给跨职能团队，而入门者主要转向业务部门主管来完成这项任务。

定义和驱动正确的利益

• RPA领导者在他们的RPA业务案例中考虑了广泛的利益，从提高生产力和员工敬业度到加快上市时间和创造收入。

• RPA程序通常从概念证明开始，它应该针对不需要复杂编程的流程，但是当自动化时又将产生重大影响。

• 如果做得正确，RPA可以产生经营和战略效益，并提供顶线和底线红利。

为RPA开发适当阶段的技术计划是必要的。成功的RPA实现还需要一个健全的业务案例，并有充足的预算和对性能和结果的持续监控作为支持。这确保了机会被正确地优先考虑，并交付预期的价值。

预算编制及监察结果

业务案例是有效的RPA规划的基础。然而，为了产生最好的结果，公司还必须有适当的预算。超过四分之一的公司(和类似的组织在实施RPA时，需要为每个流程提供适当的预算。更关键的是(对大约40%的公司来说)有一个持续维护的计划和预算。

同样重要的是衡量机器人的性能。对自动化流程进行持续的ROI监视是至关重要的，优先考虑和投资于RPA。当公司对这些投资进行曝光时，他们可以清楚地看到RPA是有回报的。RPA的领导者报告说，他们经历了更高的收入增长和生产率，并降低了成本。

关于人

• 流程改进和自动化是一个基本操作和正在进行中的过程。公司正专注于通过内部项目开发他们的RPA员工。

• 在组织架构方面，为了帮助RPA在整个企业中扩展，大多数领导者将他们的RPA专业人员集中在部门或卓越中心。

• 雇员们害怕RPA对他们工作的影响。为了消除这些担忧，RPA领导对他们的计划是公开和透明的，并积极地进行再培训，将工作受到干扰的员工转岗。

关于开发能力

未来RPA人才将从何而来?总的来说，世界上大约有一半的公司在内部培养RPA人才。

随着RPA工具变得更直观、更易于开发和运行，RPA领导也更有可能使用IT专业人员培训非IT员工。另一方面，入门者刚刚开始从事RPA工作，因此倾向于外包工作，而只有很少比例的RPA资深玩家选择全部通过外包搞定。

大规模自动化

从资源的角度来看，公司如何组织RPA常常与他们在使用RPA方面的先进程度有关。为了以有组织和一致的方式扩展RPA，四分之三的RPA先行者将RPA专业人员置于集中的部门或卓越中心，一些RPA工作人员位于业务部门。相比之下，大多数新手采取的是一种更加分散的方法，RPA的工作人员大多或全部居住在业务单位或部门。

RPA团队由谁负责

大多数公司都有一个主管RPA的领导，主要是首席信息官、首席技术官或首席数字官。然而,也有一定比例的公司，不管他们的RPA使用水平如何，都将RPA的职责移交给首席战略官，以便为战略转型注入所需的业务线知识。我们也见过CFO作为RPA一把手的公司组织架构。

缓解员工的焦虑

有一半的公司认为RPA已经或将在未来取代许多工作，甚至更多的公司认识到员工对工作替代的担忧。为了减轻员工的恐惧，公司正在采取一些关键措施:公开使用RPA的计划，与雇员密切合作，理解并减轻他们的担忧，并强调在日常重复性工作上节省时间的积极意义。RPA先行者更加关注这些步骤。许多公司已经走在了这一问题的前面，并积极管理这些问题。超过一半的公司正在重新部署工作人员，并为新职责提供培训，这是其RPA计划的一部分。在RPA的先行者中，这个数字有较大提升。

开发成功的RPA路线图

在实施RPA中获得的最重要的10条经验教训

1- 分析和跟踪每个RPA流程的成本效益

2-利用RPA合作伙伴、供应商和顾问的生态系统

3-确保你有一个持续维护的计划和预算

4-确保选择合适的流程

5-制定和沟通一个清晰的RPA商业计划和策略

6-制定工作计划，确保技术和运营团队之间的协作

7-在自动化流程之前，分析流程并使其尽可能高效

8-确保RPA平台的可拓展性，并能够支持先进的人工智能技术

9-评估计划中的RPA应用程序的网络安全和数据隐私风险

10-确保您投资了正确的RPA软件